Кадровая служба – и опасна и трудна

Работа делопроизводителя в кадровой службе полностью основана на соблюдении нормативных правил и законов гражданского и трудового права. Документооборот имеет довольно обширные объемы и напрямую зависит от количества привлеченного персонала предприятия. Больше, чем где-либо на предприятии здесь требуются порядок и концентрация внимания. Каждая бумажка – это человек, его стаж, будущая пенсия, зарплата, повышение по службе и т.д. Кадровое делопроизводство – всегда отдельная структура на предприятии. В настоящее время процесс немного упрощен, с помощью компьютерного учета, но некоторые документы, такие, например, как трудовая книжка до сих пор оформляются вручную, а не на типовых бланках или электронных формах.

Кадровая служба напрямую участвует в процессе управления трудовыми ресурсами, организацией труда, регламентирует трудовые отношения и осуществляет непосредственный документооборот по каждому работнику предприятия от директора, до уборщика территории. Она тесно взаимодействует с Пенсионным фондом и военкоматом, Налоговой службой. Каждый оформленный здесь документ имеет юридическую ценность, причем не только для самого работника. По закону делопроизводство в кадровой службе обязательная процедура, регламентирующаяся не только Трудовым кодексом, но и рядом Федеральных законов. Свободная форма оформления допустима только для внутренних документов, где правила устанавливает сама организация (это могут быть приказы по внутреннему перемещению работников, о премировании, выговоре и т.п.)

Работу делопроизводителей отдела кадров могут проверять государственные органы, такими полномочиями наделены Трудовая инспекция. Любое выявлено нарушение может быть серьезно наказано в виде санкций и штрафов, наложенных на предприятие.

Нормативы

Нормативы играют в работе кадровой службы самую главную роль. По ним регулируются оформление документов от принятия на работу вплоть до увольнения или расторжения трудового договора, с последующей архивацией данных. Сроки хранения, обработка данных, работа самих делопроизводителей, временные рамки оформления каждого документа строго регламентированы. Часто разработка и формализация внутренних корпоративных документов, относящихся к персоналу, также лежит на кадровой службе. На делопроизводителях лежит работа не только по учету и перемещению персонала на предприятии, но и учет рабочего времени, многие организационно-правовые вопросы, документы по охране труда работников и его оплате. Кадровое делопроизводство в Москве, например, давно ведется в электронном виде, по крайней мере, на крупных предприятиях. Количество кадровиков также регламентировано законом относительно общей численности персонала.

Построить отлаженную систему кадрового учета совсем не просто, но определенно жизненно необходимо. Если своевременно не задаться этим вопросом, то впоследствии разобраться будет еще сложнее. Предприятию грамотное делопроизводство поможет избежать неприятностей, во-первых, при государственных проверках, во-вторых, при решении спорных вопросов с работниками, в случаях подач исков и т.п.

Основной работой кадровика является, конечно же, прием на работу, заключение трудового договора от имени предприятия, оформление трудовой книжки, отражение любых внутренних перемещений, оформление отпусков и расторжение договора. При этом он обязан учитывать условия труда, положенные льготы, проводить ознакомление со штатным расписанием предприятия, обрабатывать табели по учету времени фактически отработанного работником и т.д.

Кадровая служба является сложным звеном, которое координирует свою работу со многими службами и обеспечивает основные социальные гарантии работников предприятия, например, таких важных как пенсионное обеспечение.