Документооборот на предприятиях

Документооборот является отражением связей, которые возникают во время управления предприятием, а также играют роль своеобразного атрибута при функционировании этих связей, которые осуществляются при помощи документации. Кроме этого, документооборот считается отражением определенного рода структуры аппарата с высокой организованностью. Объем документов и общая организованность аппарата находятся в неразрывной связи. Чем меньше объема документации используется в аппарате управления, тем меньше его общая организованность. Несмотря на это, документооборот огромного количества предприятий обладает рядом нерешенных вопросов, которые оказывают сопротивление при совершенствовании управленческого труда.

В связи с тем, что на данный момент порядок по движению дел в различных организациях продуман не самым лучшим образом, большинство документов проходят очень долгий путь, многие операции повторяются, а если рассмотреть некоторые из них более тщательно, то можно сделать вывод о том, что они и вовсе не нужны. Также стоит отметить и учет документооборота, несовершенство которого характеризует тот факт, что время, отведенное на ожидание рассмотрения документа порой в несколько раз больше времени работы с ним, тем самым это занимает большую часть от общего срока выполнения.

Основные принципы документооборота

Современная система документооборота предусматривает наличие некоторых принципов. Согласно принципу прямоточности движений документации, документы должны перемещаться по самому короткому пути, без каких-либо петель или возвратных движений. Для того, чтобы это требование выполнялось необходимо создание для каждого документопотока наиболее целесообразной технологии обработки, а также последовательности исполнения каждой операции. Этому может поспособствовать создание неких схем в документообороте, карт маршрутного или технологического характера для управления документацией.

Любая работа аппарата управления, обычно, предусматривает наличие сложного потока документов. Между пропускной способностью всей цепи и пропускной способностью самого слабого звена имеется неразрывная связь. Причем это может проявиться на каждом из уровней в иерархической системе независимо от назначения операций и инстанций, которые выполняются на данном участке. К примеру, документы могут задержаться в случае перегрузки работы исполнителей, машинописного бюро и т.д. Для того, чтобы укрепить слабейшее звено обязательно наличие одного варианта его разгрузки: ответить поток документации от главной цепи, ввести дублеров или механизировать производимые работы.

Согласно принципу непрерывности документооборота происходит постоянная подача документации на необходимый уровень, где впоследствии осуществляется принятие решения. Этот принцип никаким образом не может быть совместим с «застоем» документации, а также ее скоплением в каком-либо подразделении. Для того, чтобы избежать появление подобных моментов, необходимо разработать перечень документов, которые не нужно регистрировать при помощи службы делопроизводства, когда некоторые поступающие документы, минуя руководство, передаются для исполнения сразу же в структурные отделы.

В наше время обеспечение документооборота во многих предприятиях набирает популярность. Если все организации будут придерживаться этих принципов, необходимых для правильного и быстрого документопотока, то данный вид деятельности в бухгалтерском учете достигнет пика своего совершенства.