Понятие и принципы документооборота

Документооборот создает первичные учетные документы или получает их от других предприятий, принимает их к учету, обрабатывает и передает в архив. Согласно графику документооборота первичные документы передвигаются в бухгалтерском учете.Графиком документооборота является схема, описывающая передвижение документов первичного типа в организации от самого начала их образования до момента, когда произойдет их передача в архив. Сегодня не существует унифицированной формы графика документооборота. Каждым предприятием составляется график самостоятельным образом на основе индивидуальных особенностей деятельности той или иной организации. Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждением руководитель компании.

Любой график предполагает установление рационального документооборота, то есть предусмотрение оптимального числа отделов и исполнителей для движения всех первичных документов, а также определение минимального срока его нахождения в том или ином отделе. Благодаря правильно составленному графику документооборота, а также его соблюдению обеспечивается оптимальное распределение должностных обязанностей среди работников, укрепление контрольной функции бухгалтерского учета, а также своевременное составление отчетности. В наше время ведение документооборота, а также своевременной и качественной разработки документации, своевременной передачи их для отражения в учете бухгалтерии отчетности, а также за полную достоверность данных в документации осуществляют лица, которые создают и подписывают данные документы. Также стоит сказать о том, что управление документооборотом на каждом предприятии осуществляется главным бухгалтером. Каждый работник получает выписку из графика документооборота, которая содержит всю документацию, относящуюся к области его деятельности.

Основные этапы в документообороте

Сегодня обеспечение документооборота предусматривает наличие своего пути движения, то есть своего документооборота. Несмотря на это, специалисты проходят через пять основных этапов:

• Составляют документ при совершении операции хозяйственного характера, а если это невозможно, то сразу же после окончания операции, согласно требованиям, которые предъявляются к его оформлению;
  
• Передают документ в отдел бухгалтерии, где производится контроль своевременности и оплаты сдачи его для последующего проведения учетной обработки;
  
• Проверяют принятые документы по форме (проверка полноты и правильности в оформлении, заполнении обязательных реквизитов), по содержанию (проверка законности документированных операций, а также логической увязки отдельных показателей) и арифметическая проверка;
  
• Обрабатывают документ в бухгалтерии в 3 этапа:
  
  
  1. расценка или таксировка, предусматривающая переведение измерителей натурального и трудового типа в измеритель денежных средств обобщающего характера. К примеру, передача табеля рабочего времени, согласно которому производится расчет заработной платы сотрудников;
     
  2. группировка, являющаяся подбором документации, однородной по экономическому содержанию. К примеру, расход и приход товарных и материальных ценностей;
     
  3. котировка, на основе которой в первичном документе указывается корреспонденция счетов по определенной операции, которая вытекает из информации, содержащейся в документе;
     
     

• документы сдаются в архив для хранения после того, как по ним были составлены учетные регистры.