Система документооборота бизнеса

Поскольку большинство компаний успешно перешло на электронную форму документооборота, целесообразнее рассказать именно об электронных системах, позволяющих упростить документооборот на предприятии. Система электронного документооборота являет собой важную организационно-техническую систему, основой для которой являются автоматизированные программные продукты. Данная система в полной мере сопровождает процедуру управления работой компании для обеспечения нормального выполнения поставленных задач.

Документация на предприятии играет такую же роль, как и услуги, которые оно предлагает. Именно благодаря документации сопровождается любой бизнес-процесс на любом уровне. Все управленческие решения также оформляются в виде документов. Поскольку бумаги требуют постоянной проверки, в компании обеспечивается документооборот. В процессе выполнения документооборота бумаги движутся от одного сотрудника к другому, гарантируя таким образом оперативное управление компанией и быстрое принятие решений.

В стандартном понимании учет документооборота обеспечивается недостаточно эффективно. Выполняя свою работу, специалисты оставляют после себя большое количество ненужной макулатуры - бланки, квитанции, чеки и т.д. Вскоре появляется другая проблема - время, необходимое для поиска важного документа, постепенно увеличивается. Ошибки персонала, связанные с отправкой бумаг не в те руки или потеря документации - далеко не самая последняя проблема, с которой могут столкнуться руководители при проверке организации документации. Все это может не просто затормозить деятельность, но и окончательно ее парализовать.

Преимущества использования электронного документооборота

Именно благодаря электронным системам документооборота обеспечивается надежный мониторинг положения дел в компании. Все документы хранятся на отдельном источнике (электронном архиве), а их копии переходят от одного сотрудника к другому посредством использования компьютерных систем. Согласно статистическим данным, благодаря электронным системам документооборота специалисты компании увеличивают свою производительность в среднем на 25 процентов. Обеспечение документооборота электронного типа также повышает трудовую дисциплину и уменьшает вероятность невыполнения поставленных задач (руководитель быстро найдет того, кто не выполнил порученное задание).

Система работает в конфиденциальном режиме. Таким образом, руководство может не переживать о потерях денежных средств из-за утечки конфиденциальной информации. Все действия относительно отдельно взятого документа попадают под протоколирование. Даже если сотрудник прочитал электронный документ и не внес в него изменения, информация об открытии файла все равно попадает в архив.

Благодаря внедрению в предприятие электронного документооборота, руководство гарантирует прозрачность механизма обработки бумаг в соответствии со стандартом ISO 9000. Например, ISO 9001:2000 строго регламентирует управление служебными записями и документами. Используя электронные системы, все эти требования строго учитываются.

Что самое главное - сотрудникам не придется долго изучать механизм работы построенной системы. Интерфейс разработан таким образом, чтобы специалисты могли ориентироваться в составе архивов и быстро находить нужную им информацию. Благодаря упрощенному маршруту прохождения информации, сотрудники быстро осваиваются на рабочем месте и привыкают к новым обязанностям.

Внедрение электронных систем документооборота несет в себе массу преимуществ в том числе и при ведение бухгалтерского учета. Единственное условие - создание такой системы должно быть экономически оправданным.