личный кабинет
лаборатория
8 800 333 04 15
приложение под IOS
приложение под android
Система документооборота бизнеса

Поскольку большинство компаний успешно перешло на электронную форму документооборота, целесообразнее рассказать именно об электронных системах, позволяющих упростить документооборот на предприятии. Система электронного документооборота являет собой важную организационно-техническую систему, основой для которой являются автоматизированные программные продукты. Данная система в полной мере сопровождает процедуру управления работой компании для обеспечения нормального выполнения поставленных задач.

 Документация на предприятии играет такую же роль, как и услуги, которые оно предлагает. Именно благодаря документации сопровождается любой бизнес-процесс на любом уровне. Все управленческие решения также оформляются в виде документов. Поскольку бумаги требуют постоянной проверки, в компании обеспечивается документооборот. В процессе выполнения документооборота бумаги движутся от одного сотрудника к другому, гарантируя таким образом оперативное управление компанией и быстрое принятие решений.

 В стандартном понимании учет документооборота обеспечивается недостаточно эффективно. Выполняя свою работу, специалисты оставляют после себя большое количество ненужной макулатуры - бланки, квитанции, чеки и т.д. Вскоре появляется другая проблема - время, необходимое для поиска важного документа, постепенно увеличивается. Ошибки персонала, связанные с отправкой бумаг не в те руки или потеря документации - далеко не самая последняя проблема, с которой могут столкнуться руководители при проверке организации документации. Все это может не просто затормозить деятельность, но и окончательно ее парализовать.

Преимущества использования электронного документооборота

 Именно благодаря электронным системам документооборота обеспечивается надежный мониторинг положения дел в компании. Все документы хранятся на отдельном источнике (электронном архиве), а их копии переходят от одного сотрудника к другому посредством использования компьютерных систем. Согласно статистическим данным, благодаря электронным системам документооборота специалисты компании увеличивают свою производительность в среднем на 25 процентов. Обеспечение документооборота электронного типа также повышает трудовую дисциплину и уменьшает вероятность невыполнения поставленных задач (руководитель быстро найдет того, кто не выполнил порученное задание).

 Система работает в конфиденциальном режиме. Таким образом, руководство может не переживать о потерях денежных средств из-за утечки конфиденциальной информации. Все действия относительно отдельно взятого документа попадают под протоколирование. Даже если сотрудник прочитал электронный документ и не внес в него изменения, информация об открытии файла все равно попадает в архив.

 Благодаря внедрению в предприятие электронного документооборота, руководство гарантирует прозрачность механизма обработки бумаг в соответствии со стандартом ISO 9000. Например, ISO 9001:2000 строго регламентирует управление служебными записями и документами. Используя электронные системы, все эти требования строго учитываются.

 Что самое главное - сотрудникам не придется долго изучать механизм работы построенной системы. Интерфейс разработан таким образом, чтобы специалисты могли ориентироваться в составе архивов и быстро находить нужную им информацию. Благодаря упрощенному маршруту прохождения информации, сотрудники быстро осваиваются на рабочем месте и привыкают к новым обязанностям.

 Внедрение электронных систем документооборота несет в себе массу преимуществ. Единственное условие - создание такой системы должно быть экономически оправданным.

Понравилось? Поделись с друзьями!